Als u een (potentiële) klant van ons bent, beschikken wij over uw persoonsgegevens. U kunt erop vertrouwen dat wij die gegevens zorgvuldig gebruiken en beveiligen volgens de eisen die de wet daaraan stelt (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Wij vinden het belangrijk dat u, in het kader van het woongenot, vertrouwen heeft in onze organisatie. Daarom doen we er alles aan om uw privacy te beschermen. In dit privacy statement kunt u lezen welke gegevens wij van u gebruiken en waarvoor. Dit privacy statement is dan ook bedoeld voor diegenen die onze diensten gebruiken als particuliere klant.

Gebruik persoonsgegevens
Door het gebruik van onze diensten laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon.  Daarbij maken wij een onderscheid tussen “gewone” en “bijzondere” persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Wij bewaren en gebruiken de persoonsgegevens die u ons geeft:

  • waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken;
  • die noodzakelijk zijn om u de dienst te kunnen bieden die u bij ons afneemt;
  • die noodzakelijk zijn om de door ons vastgelegde afspraken na te komen;
  • en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij gebruiken de volgende gegevens om met u een overeenkomst te sluiten of om u de gevraagde dienstverlening te bieden:

  • naw-gegevens en geboortedatum
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • inkomensgegevens
  • betalingsgegevens
  • Gegevens die nodig zijn om een (specifieke) huurwoning te kunnen toewijzen, zoals:
    • gegevens ten behoeve van Woonkeus Stedendriehoek (het systeem dat wij gebruiken voor inschrijven woningzoekenden, publiceren en toewijzen woningen);
    • omvang en samenstelling huishouden;
    • medische gegevens (alleen voor zover dit voor de toewijzing van een woning relevant is).
  • Gegevens die ons inzage bieden in het naleven van afspraken. Hieronder vallen onder andere ook persoonsgegevens over betalingsgedrag en huurdersgedrag.

De Woonmensen is als corporatie de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor onze werkzaamheden.

Geheimhouding
Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan de geheimhoudingsplicht.

Grondslagen voor het gebruik van gegevens
Toestemming
De Woonmensen gebruikt toestemming als grondslag bij zowel uw registratie in het huurdersportaal als voor het versturen van de nieuwsbrief. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij u uw gegevens kan invullen en het hokje waarmee u uw toestemming geeft kan aanvinken. Wij bewaren deze toestemming ter registratie.

Overeenkomst
Voor het verhuren van een woning of het verkopen van een woning gebruiken wij een overeenkomst.

Wettelijke plicht
De gegevensverwerking is nodig om aan de wettelijke verplicht te voldoen. Bijvoorbeeld de inkomenstoets.

Reparatie- en onderhoudswerkzaamheden aan uw woning
Voor het uitvoeren van reparatie- en onderhoudswerkzaamheden aan uw woning, is het noodzakelijk dat we u kunnen benaderen om afspraken te maken. Vaak worden de werkzaamheden uitgevoerd door een van onze vaste aannemers. Hiertoe leveren we aan de aannemer uw persoonsgegevens: naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres. Wij verstrekken alleen die persoonsgegevens aan onze aannemers die nodig zijn voor het maken van een afspraak met u voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Het kan zijn dat de aannemer u na afloop van de werkzaamheden, bijvoorbeeld middels een enquête, benadert of u tevreden bent over de verrichte werkzaamheden. U mag erop vertrouwen dat de aannemer uw gegevens niet zal gebruiken voor direct marketing. Dit hebben wij ook zo vastgelegd in de overeenkomsten met derden.

Huurdersorganisatie
Alle huurders van de Woonmensen worden automatisch (kosteloos) lid van de huurdersvereniging. Wij leveren de huurdersvereniging uw adresgegevens aan.

Nieuwsbrief en klant(tevredenheid)onderzoek
Wij kunnen nieuwsbrieven uitgeven waarmee wij u informeren over onze producten en/of diensten. U kunt zich aanmelden voor deze nieuwsbrief. Uw adres of e-mailadres wordt hiervoor gebruikt. Iedere nieuwsbrief per e-mail bevat een link waarmee u zich kunt afmelden.

Om onze dienstverlening te verbeteren meten wij periodiek onze klanttevredenheid en leggen wij klantdata vast ten behoeve van dit klantonderzoek. Het klanttevredenheidsonderzoek vindt schriftelijk, telefonisch of online plaats en wordt meestal uitgevoerd door een derde partij. Deze partij gebruikt uw gegevens alleen om contact met u op te nemen en de resultaten aan ons terug te koppelen. Wij houden statistieken bij voor klantonderzoek, maar dit gebeurt altijd geanonimiseerd. Daardoor bent u niet meer herleidbaar als persoon.

Informatie aan klanten voor betere woonlastenbeheersing
Wij zetten ons in om huurders te helpen hun woonlasten verantwoord te beheersen. Hiervoor gaan we samenwerkingsverbanden aan met bijvoorbeeld gemeenten en energieleveranciers. Wanneer we ervan overtuigd zijn dat zich in een bepaald geografisch gebied een kans voordoet om op een duurzamere, slimmere en/of meer kostenbesparende manier de woonlasten te beheersen (zoals een zonnepanelenproject) zullen wij u hierover informeren. Dit doen wij schriftelijk en alleen voor die adressen waar zich de mogelijkheid voordoet om anders met woonlasten om te gaan.

Delen met derden
Uw persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt als dit nodig is ter uitvoering van de door ons vastgelegde afspraken, dit elders in ons privacy statement wordt vermeld of indien dit wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld bij een vermoeden van fraude of misbruik door huurders kunnen of moeten wij persoonsgegevens aan daartoe bevoegde autoriteiten overhandigen. In alle andere gevallen vragen wij uw toestemming.

In sommige gevallen is het nodig om persoonsgegevens  over en weer te delen met andere organisaties (convenantpartners). Daartoe worden convenanten getekend waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met die gegevens wordt omgegaan. Wij werken samen met convenantpartners.

Als u de huur opzegt, moeten wij de woning aanbieden aan nieuwe kandidaten. Om deze personen de woning te laten bezichtigen, geven wij uw telefoonnummer door aan kandidaat-huurders. Zo kunnen zij u rechtstreeks bellen om een afspraak voor een bezichtiging te maken.

Wij zorgen er te allen tijde voor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om u te kunnen verzekeren dat de privacy is gewaarborgd.

Beveiliging
Wij nemen alle technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. We zullen onze benadeelde klanten informeren wanneer zich een situatie voordoet waarin door een beveiligingslek persoonsgegevens op straat komen te liggen.

Bewaartermijnen
De Woonmensen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. Daarna worden deze gegevens vernietigd. Gegevens worden langer bewaard als het nodig is om bepaalde gegevens over te dragen aan andere instanties, of wij verplicht zijn deze langer te bewaren.

Website
Wij maken op onze website gebruik van cookies. Dit zijn eenvoudige bestandjes met gegevens die op uw computer, tablet of telefoon worden opgeslagen. Wij gebruiken functionele cookies om het gebruikersgemak op deze website te vergroten, bijvoorbeeld door:

  • ingevulde informatie te onthouden, zodat u tijdens een websitebezoek niet op verschillende momenten dezelfde informatie hoeft te verstrekken;
  • informatie van de ene pagina naar de volgende pagina door te geven;
  • vastgelegde voorkeuren te onthouden;
  • instellingen op te slaan die zorgen voor een optimale weergave van de website.

Verder gebruiken wij analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Wij maken gebruik van deze cookies om inzicht te krijgen in hoe u onze website gebruikt.

Op onze website treft u een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen voor de wijze waarop die organisaties omgaan met de gegevens die u eventueel op deze websites invult. Voor meer informatie over het privacybeleid van deze websites, adviseren wij u om het privacy statement van de betreffende website te raadplegen.

Uw rechten
U heeft de volgende rechten:

  • het recht van inzage: u hebt het recht om via e-mail, de website of schriftelijk een verzoek in te dienen om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
  • het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist en/of onvolledig zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
  • het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst;
  • het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
  • het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Wanneer u deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen.

Geen inzage
De navolgende gegevens worden niet door de Woonmensen aan u verstrekt:

  • persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
  • persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door de buurman;
  • persoonsgegevens die worden gebruikt bij de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van artikel 23 AVG.

Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Wij adviseren u dan ook ons privacy statement geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Laatste wijziging: 28 augustus 2018